Oργάνωσε τα e-mail σου με 5 απλά βήματα!

Gmail, Hotmail ή Outlook; Κάθε λογαριασμός e-mail έχει εργαλεία που θα κάνουν τη ζωή σου πιο εύκολη! Ξεκίνησε το νέο έτος σωστά με περισσότερη οργάνωση - αρχίζοντας από τα εισερχόμενά σου.

Από καθημερινές ασχολίες μέχρι ψηφιακές αποδείξεις και προσφορές για διακοπές, τα e-mail μπορούν να γίνουν πολύ ενοχλητικά αυτή την εποχή του έτους. Καθάρισε την ακαταστασία και διαχειρίσου τις εργασίες σου ακολουθώντας αυτά τα πέντε απλά βήματα!

1. Δημιούργησε κατηγορίες
Είναι σημαντικό να κατηγοριοποιείς τα μηνύματα σου, έτσι ώστε να μπορείς να τα βρεις γρήγορα. Ξεκίνα με τη δημιουργία κάποιων γενικών φακέλων, όπως προσωπικά, εργασία, οικονομικά, ταξίδια, και αγορές. Στη συνέχεια αποφάσισε πως μπορείς να διαιρέσεις αυτές τις κατηγορίες σε υποκατηγορίες. Για παράδειγμα, στον προσωπικό σου φάκελο μπορούν να περιλαμβάνονται φωτογραφίες και γράμματα, ενώ στο φάκελο αγορών κουπόνια και αποδείξεις. Προσδιόρισε τους τύπους μηνυμάτων που λαμβάνεις πιο συχνά και πρόσθεσε περισσότερους φακέλους για μεγαλύτερη τακτοποίηση.

2. Βάλε χρώμα στο inbox σου
Οι έγχρωμες ετικέτες στα εισερχόμενά σου, όχι μόνο θα κάνουν το inbox σου πιο όμορφο, αλλά θα σε βοηθήσουν να ξεχωρίζεις τα μηνύματά σου γρηγορότερα. Επιπλέον, θα μπορέσεις να ακολουθήσεις το ίδιο σύστημα και στο γραφείο σου. Αγόρασε φακέλους, αυτοκόλλητες σημειώσεις και επισημάνσεις σε κάθε χρώμα, έτσι ώστε, για παράδειγμα, το μπλε να σημαίνει πάντα "τραπεζικός τομέας". Στο Gmail, μπορείς να προσθέσεις χρώματα σε κάθε ετικέτα, αφήνοντας το ποντίκι σου να αιωρείται στα δεξιά του ονόματος της ετικέτας.

3. Πάρε μια βαθιά ανάσα και άρχισε την αρχειοθέτηση
Αν δεν έχεις μετακινήσει ποτέ ξανά τα εισερχόμενα μηνύματα σου σε ξεχωριστούς φακέλους, σίγουρα θα πιεστείς στην αρχή στην αρχή. Επιτάχυνε τη διαδικασία με την αναζήτηση των διευθύνσεων που βλέπεις συχνότερα και μετακίνησε όλα τα μηνύματα από αυτές τις διευθύνσεις με τη μία στους αντίστοιχους φακέλους.

4. Δες τι έχει απομείνει
Καθώς αρχειοθετείς τα πιο πρόσφατα μηνύματα, αποφάσισε ποια μηνύματα απαιτούν κάποια ενέργεια από μέρους σου και άσε μόνο αυτά στα εισερχόμενά σου, ώστε να γίνει αυτόματα μια to-do list.

5. Διατήρησε το σύστημα
Από τώρα και στο εξής, κάθε φορά που λαμβάνεις ένα e-mail, σκέψου αν πρέπει να το βάλεις σε κάποιο φάκελο ή να το αφήσεις στα εισερχόμενά σου μέχρι να ολοκληρωθεί κάποια εργασία. Οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν να ορίζεις εσύ τους κανόνες για την εισερχόμενη αλληλογραφία, έτσι ώστε συγκεκριμένα μηνύματα να μπαίνουν αυτόματα στους φακέλους τους.

Αυτή η μέθοδος δεν είναι μόνο ένας απλός τρόπος για να παρακολουθείς τις ευθύνες σου, αλλά και μια οπτική ένδειξη του καθημερινού φόρτου εργασίας σου. Έτσι, όταν τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου αρχίζουν να συσσωρεύονται, θα ξέρεις ότι πρέπει επιταχύνεις τη διαδικασία ολοκλήρωσης των εργασιών σου.